Dossier : Bien organiser son séminaire d’entreprise

C’est l’occasion de se réunir dans un cadre différent, pour répondre à des problématiques ou des objectifs bien précis. Le but est de profiter d’un cadre et d’une dynamique en dehors de la routine quotidienne, pour stimuler les esprits, amener de la créativité et prendre un peu de recul. Bref, c’est une solution qui permettra aussi de renforcer la cohésion des équipes, autour d’une ou plusieurs activités organisées dans le cadre du séminaire. Comment s’y prendre ? Voici quelques étapes à suivre tirées de notre expérience !

 Les premiers éléments à définir

Il y a toujours une première fois. Si vous souhaitez vous lancer dans l’organisation d’un séminaire et que c’est la première fois pour votre entreprise, pas de panique. Vous portez le projet et vous ne savez pas trop par où commencer ? La première chose à définir est l’objectif dudit séminaire : Y a-t-il des sujets phares à aborder ? S’agit-il d’un point global sur l’activité de l’entreprise, d’une formation, d’une rétribution ?

Une fois que vous visualisez un peu mieux de quoi il sera question, vous allez pouvoir établir une liste de collaborateurs à convier : ce séminaire concerne-t-il un seul service ? Un projet ? La direction ? L’ensemble des collaborateurs ? Déterminez le nombre de personnes qui participeront pour ensuite vous pencher sur la question budgétaire.

Cet élément déterminera bon nombre de choses dans votre séminaire. Et notamment la destination ! En fonction du nombre de participants et du budget alloué à l’événement, vous allez pouvoir envisager plusieurs scenarii.

La location d’une salle, d’un espace verdoyant aux extérieurs de la ville ou même un petit (ou grand) saut à l’étranger. Dans ce cas, il faudra également prendre en compte les coûts liés au transport (train, bus, avion…) mais aussi à l’hébergement.

 Établir un planning

Vous avez maintenant les grandes lignes du projet. Reste à peaufiner les détails. Et non des moindres : notamment le planning de travail. Comment répartir les sessions de réunion et les temps dédiés aux activités ludiques, aux repas… ?

Pour optimiser vos résultats et atteindre vos objectifs, pensez à bien délimiter les horaires de travail et à instaurer des pauses : les prises de parole et la concentration peuvent vite s’envoler avec le cadre, l’ambiance et le caractère exceptionnel de l’événement. D’où l’intérêt de mettre en place de véritables moments dédiés à la détente pour mieux concentrer les équipes au moment des réunions. C’est l’alternance de ces deux facettes qui donnera une dynamique et de véritables qualités à votre séminaire.

N’hésitez donc pas à prévoir un planning pour chaque participant, à envoyer par e-mail ou à imprimer plus simplement, avec les infos pratiques. Horaires, lieu, déjeuner, intervenants, sujets, etc.

 Le jour J et après

Le jour du séminaire est arrivé ? Vos efforts durant la préparation de l’événement vont payer. Le tout va être d’essayer de coller le plus possible à votre planning, pour tenir les contraintes de temps. C’est également maintenant qu’il faut penser à documenter le moment : photos, vidéos, livre d’or, réseaux sociaux… Le reste, normalement, devrait se passer sans encombre.

Au retour du séminaire, vous pourrez envoyer un e-mail aux participants, afin de leur faire parvenir le compte rendu des réunions qui ont été organisées, éventuellement un lien qui leur permettra de visualiser les photos et/ou la vidéo de l’événement, pourquoi pas un petit questionnaire pour recueillir leurs avis : le but du bilan de ce séminaire est également de faire progresser l’organisation de l’événement pour le pérenniser !